Чек-лист міграції пошти з 15 пунктів

Міграція пошти рідко провалюється на самому копіюванні. Найчастіше проблема в тому, про що забули до неї або після. Цей перелік охоплює весь процес у 15 пунктах: від інвентаризації до вимкнення старого сервера.

Перед міграцією

1. Складіть перелік усіх скриньок: особистих, спільних, псевдонімів, списків розсилки й технічних скриньок (наприклад, сканера, принтера чи внутрішніх систем).
2. Запишіть, що ще користується поштою: переспрямування, правила, автовідповіді, підписи та системи (CRM, магазин, моніторинг), які надсилають листи з вашого домену.
3. Перевірте розміри скриньок і найбільші листи, щоб оцінити, скільки даних потрібно перенести і скільки це триватиме.
4. Забезпечте доступ до DNS домену й вирішіть, хто змінює записи в день перемикання. За день до цього зменште TTL записів MX до 300 секунд.
5. Повідомте користувачів: коли, на скільки та що їм потрібно зробити після зміни (наприклад, заново налаштувати телефон). Попросіть не змінювати паролі в цей час.

Копіювання й тест

6. Зробіть резервну копію критичних скриньок (експорт у PST або копія на стороні сервера) на випадок проблем.
7. Спершу перенесіть 1–3 пілотні скриньки й перевірте папки, дати, вкладення, спеціальні символи та календар. У Loomigrate для цього є безкоштовний тест.
8. Запустіть повне копіювання всіх скриньок у фоні, поза робочими годинами, і стежте за звітом. Пошта й далі надходить на старий сервер.

Перемикання

9. Безпосередньо перед зміною запустіть останню різницеву синхронізацію, щоб перенести нові листи.
10. Змініть запис MX на нового постачальника й видаліть старі записи MX.
11. Оновіть SPF, додайте DKIM і налаштуйте DMARC, щоб листи з вашого домену не потрапляли до спаму. Додайте також запис autodiscover.
12. Налаштуйте Outlook і телефони користувачів на нові облікові записи та перевірте надсилання й отримання.

Після міграції

13. Порівняйте кількість листів у папках з обох боків (звіт перевірки) і попросіть кількох користувачів перевірити важливі листи.
14. Кілька днів повторюйте різницеву синхронізацію, щоб зібрати листи, які через затримку DNS потрапили на старий сервер після зміни MX.
15. Лише через тиждень-два, коли нічого не бракує, вимкніть старий сервер і збережіть резервну копію на погоджений строк. Перегляньте права доступу та видаліть облікові записи колишніх працівників.

Найпоширеніші пастки

• Занадто високий TTL: частина пошти ще добу надходить на старий сервер.
• Забуті спільні скриньки та псевдоніми: пошта до них раптом повертається з помилкою.
• Немає DKIM і DMARC: листи з нової пошти потрапляють у спам одержувачів.
• Міграція під час інтенсивної роботи: повільніше копіювання й більше листів, які треба наздогнати.
• Немає шляху назад: до перемикання старий сервер має працювати, а запис MX можна повернути за кілька хвилин.

Чим допомагає Loomigrate

Звіт із прогресом наживо, перевірка кількості елементів у цільовій системі, відновлення перерваних міграцій і 30 днів безкоштовних ресинхронізацій після завершення покривають пункти 7, 8, 9, 13 і 14. Перші 200 елементів із 3 скриньок можна протестувати безкоштовно.

Часті запитання