Checklista migracji poczty w 15 punktach

Migracja poczty rzadko zawodzi na samym kopiowaniu. Najczęściej problemem jest to, o czym zapomniano przed nią lub po niej. Ta lista obejmuje cały proces w 15 punktach, od inwentaryzacji po wyłączenie starego serwera.

Przed migracją

1. Spisz wszystkie skrzynki: osobowe, współdzielone, aliasy, listy dystrybucyjne i skrzynki techniczne (np. skanera, drukarki, systemów firmowych).
2. Zapisz, co jeszcze korzysta z poczty: przekierowania, reguły, autorespondery, podpisy oraz systemy (CRM, sklep, monitoring), które wysyłają z Waszej domeny.
3. Sprawdź rozmiary skrzynek i największe wiadomości, żeby oszacować, ile danych czeka na przeniesienie i ile to potrwa.
4. Zapewnij dostęp do DNS domeny i ustal, kto zmienia rekordy w dniu przełączenia. Dzień wcześniej obniż TTL rekordów MX do 300 sekund.
5. Powiadom użytkowników: kiedy, na jak długo i co muszą zrobić po zmianie (np. ponownie skonfigurować telefon). Poproś, żeby nie zmieniali haseł w trakcie.

Kopiowanie i test

6. Zrób kopię zapasową krytycznych skrzynek (eksport do PST albo kopia po stronie serwera) na wypadek problemu.
7. Przenieś najpierw 1–3 skrzynki pilotażowe i sprawdź foldery, daty, załączniki, polskie znaki i kalendarz. W Loomigrate służy do tego bezpłatny test.
8. Uruchom pełną kopię wszystkich skrzynek w tle, poza godzinami pracy, i obserwuj raport. Poczta nadal przychodzi na stary serwer.

Przełączenie

9. Tuż przed zmianą uruchom ostatnią synchronizację różnicową, żeby przenieść nowe wiadomości.
10. Zmień rekord MX na nowego dostawcę i usuń stare rekordy MX.
11. Zaktualizuj SPF, dodaj DKIM i ustaw DMARC, aby wiadomości z Waszej domeny nie trafiały do spamu. Dodaj też rekord autodiscover.
12. Skonfiguruj Outlooka i telefony użytkowników na nowe konta i sprawdź wysyłanie oraz odbieranie.

Po migracji

13. Porównaj liczby wiadomości w folderach po obu stronach (raport weryfikacji) i poproś kilku użytkowników o sprawdzenie ważnych wiadomości.
14. Przez kilka dni powtarzaj synchronizację różnicową, żeby wyłapać wiadomości, które trafiły na stary serwer po zmianie MX z powodu opóźnienia DNS.
15. Dopiero po tygodniu lub dwóch, gdy niczego nie brakuje, wyłącz stary serwer i zachowaj kopię zapasową przez ustalony okres. Przejrzyj uprawnienia i usuń konta byłych pracowników.

Najczęstsze pułapki

• Zbyt wysoki TTL: część poczty przez dobę idzie jeszcze na stary serwer.
• Zapomniane skrzynki współdzielone i aliasy: poczta do nich nagle wraca z błędem.
• Brak DKIM i DMARC: wiadomości z nowej poczty trafiają u odbiorców do spamu.
• Migracja w czasie intensywnej pracy: wolniejsze kopiowanie i więcej wiadomości do dogonienia.
• Brak planu odwrotu: do przełączenia stary serwer musi działać, a rekord MX da się cofnąć w kilka minut.

Jak pomaga Loomigrate

Raport z postępem na żywo, weryfikacja liczby elementów po stronie docelowej, wznawianie przerwanych migracji i 30 dni bezpłatnych ponownych synchronizacji po zakończeniu pokrywają punkty 7, 8, 9, 13 i 14. Pierwsze 200 elementów z 3 skrzynek możesz przetestować za darmo.

Najczęstsze pytania