Checkliste zur E-Mail-Migration in 15 Punkten

Eine E-Mail-Migration scheitert selten am Kopieren selbst. Meist liegt das Problem bei dem, was vor oder nach ihr vergessen wurde. Diese Liste deckt den ganzen Ablauf in 15 Punkten ab, von der Bestandsaufnahme bis zum Abschalten des alten Servers.

Vor der Migration

1. Listen Sie alle Postfächer auf: persönliche, gemeinsame, Aliase, Verteilerlisten und technische Postfächer (zum Beispiel für Scanner, Drucker oder Firmensysteme).
2. Notieren Sie, was sonst noch die E-Mail nutzt: Weiterleitungen, Regeln, Abwesenheitsnotizen, Signaturen und Systeme (CRM, Shop, Monitoring), die von Ihrer Domain senden.
3. Prüfen Sie Postfachgrößen und die größten Nachrichten, um abzuschätzen, wie viele Daten zu übertragen sind und wie lange es dauert.
4. Stellen Sie den Zugriff auf das DNS der Domain sicher und klären Sie, wer am Umstellungstag die Einträge ändert. Senken Sie einen Tag vorher die TTL der MX-Einträge auf 300 Sekunden.
5. Informieren Sie die Benutzer: wann, wie lange und was sie danach tun müssen (zum Beispiel das Telefon neu einrichten). Bitten Sie sie, in der Zwischenzeit keine Passwörter zu ändern.

Kopieren und Testen

6. Sichern Sie die kritischen Postfächer (PST-Export oder serverseitige Kopie) für den Fall von Problemen.
7. Übertragen Sie zuerst 1–3 Pilotpostfächer und prüfen Sie Ordner, Datumsangaben, Anhänge, Sonderzeichen und Kalender. In Loomigrate dient dafür der kostenlose Test.
8. Starten Sie die vollständige Kopie aller Postfächer im Hintergrund, außerhalb der Arbeitszeit, und beobachten Sie den Bericht. Die Post kommt weiterhin auf dem alten Server an.

Die Umstellung

9. Starten Sie unmittelbar vor der Umstellung eine letzte Delta-Synchronisierung, um die neuen Nachrichten zu übertragen.
10. Ändern Sie den MX-Eintrag auf den neuen Anbieter und entfernen Sie die alten MX-Einträge.
11. Aktualisieren Sie SPF, fügen Sie DKIM hinzu und richten Sie DMARC ein, damit Nachrichten Ihrer Domain nicht im Spam landen. Fügen Sie auch den Eintrag autodiscover hinzu.
12. Richten Sie Outlook und die Telefone der Benutzer für die neuen Konten ein und prüfen Sie Senden und Empfangen.

Nach der Migration

13. Vergleichen Sie die Nachrichtenzahlen in den Ordnern auf beiden Seiten (Verifizierungsbericht) und bitten Sie einige Benutzer, wichtige Nachrichten zu prüfen.
14. Wiederholen Sie einige Tage lang die Delta-Synchronisierung, um Nachrichten zu erfassen, die wegen der DNS-Verzögerung nach der MX-Änderung noch auf dem alten Server eintrafen.
15. Erst nach ein bis zwei Wochen, wenn nichts fehlt, schalten Sie den alten Server ab und bewahren eine Sicherung für einen vereinbarten Zeitraum auf. Prüfen Sie Berechtigungen und entfernen Sie die Konten ehemaliger Mitarbeiter.

Die häufigsten Stolperfallen

• Eine zu hohe TTL: Ein Teil der Post geht noch einen Tag lang an den alten Server.
• Vergessene gemeinsame Postfächer und Aliase: Post an sie kommt plötzlich mit Fehler zurück.
• Kein DKIM und DMARC: Nachrichten der neuen E-Mail landen bei Empfängern im Spam.
• Migration bei intensiver Nutzung: langsameres Kopieren und mehr nachzuholende Nachrichten.
• Kein Weg zurück: Bis zur Umstellung muss der alte Server funktionieren, und der MX-Eintrag lässt sich in Minuten zurücksetzen.

Wie Loomigrate hilft

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