Checklist de migration de messagerie en 15 points

Une migration de messagerie échoue rarement lors de la copie elle-même. Le plus souvent, le problème vient de ce qu'on a oublié avant ou après. Cette liste couvre tout le processus en 15 points, de l'inventaire à l'arrêt de l'ancien serveur.

Avant la migration

1. Listez toutes les boîtes : personnelles, partagées, alias, listes de diffusion et boîtes techniques (par exemple celles d'un scanner, d'une imprimante ou de systèmes internes).
2. Notez ce qui utilise encore la messagerie : redirections, règles, réponses automatiques, signatures et systèmes (CRM, boutique, supervision) qui envoient depuis votre domaine.
3. Vérifiez la taille des boîtes et les messages les plus volumineux, afin d'estimer la quantité de données à transférer et la durée.
4. Assurez-vous d'avoir accès au DNS du domaine et décidez qui modifie les enregistrements le jour de la bascule. La veille, réduisez le TTL des enregistrements MX à 300 secondes.
5. Prévenez les utilisateurs : quand, pour combien de temps et ce qu'ils devront faire ensuite (par exemple reconfigurer leur téléphone). Demandez-leur de ne pas changer de mot de passe entre-temps.

Copie et test

6. Sauvegardez les boîtes critiques (export PST ou copie côté serveur) en cas de problème.
7. Transférez d'abord 1 à 3 boîtes pilotes et vérifiez les dossiers, les dates, les pièces jointes, les caractères spéciaux et l'agenda. Dans Loomigrate, le test gratuit sert à cela.
8. Lancez la copie complète de toutes les boîtes en arrière-plan, en dehors des heures de travail, et suivez le rapport. Le courrier continue d'arriver sur l'ancien serveur.

La bascule

9. Juste avant le changement, lancez une dernière synchronisation différentielle pour transférer les nouveaux messages.
10. Remplacez l'enregistrement MX par celui du nouveau fournisseur et supprimez les anciens enregistrements MX.
11. Mettez à jour le SPF, ajoutez le DKIM et définissez le DMARC, pour que les messages de votre domaine n'arrivent pas dans les courriers indésirables. Ajoutez aussi l'enregistrement autodiscover.
12. Configurez Outlook et les téléphones des utilisateurs pour les nouveaux comptes et vérifiez l'envoi et la réception.

Après la migration

13. Comparez le nombre de messages par dossier des deux côtés (rapport de vérification) et demandez à quelques utilisateurs de contrôler des messages importants.
14. Pendant quelques jours, répétez la synchronisation différentielle pour récupérer les messages arrivés sur l'ancien serveur après le changement de MX à cause du délai DNS.
15. Seulement après une ou deux semaines, quand rien ne manque, arrêtez l'ancien serveur et conservez une sauvegarde pendant une durée convenue. Passez en revue les autorisations et supprimez les comptes des anciens employés.

Les pièges les plus courants

• Un TTL trop élevé : une partie du courrier va encore sur l'ancien serveur pendant une journée.
• Boîtes partagées et alias oubliés : le courrier qui leur est adressé revient soudain en erreur.
• Pas de DKIM ni de DMARC : les messages de la nouvelle messagerie finissent dans les courriers indésirables des destinataires.
• Migration pendant une période de forte activité : copie plus lente et davantage de messages à rattraper.
• Pas de plan de retour : jusqu'à la bascule, l'ancien serveur doit continuer à fonctionner, et l'enregistrement MX peut être rétabli en quelques minutes.

Comment Loomigrate aide

Un rapport avec progression en direct, la vérification du nombre d'éléments à destination, la reprise des migrations interrompues et 30 jours de resynchronisations gratuites après la fin couvrent les points 7, 8, 9, 13 et 14. Vous pouvez tester gratuitement les 200 premiers éléments de 3 boîtes.

Questions fréquentes