Datenschutzerklärung von Loomigrate
Entwurfsfassung. Das Dokument beschreibt die tatsächliche Funktionsweise des Dienstes. Die Angaben zum Unternehmen und ein Teil der rechtlichen Klauseln werden nach der Eintragung der Gesellschaft und einer rechtlichen Prüfung ergänzt — bis dahin gilt es in dem nachstehend beschriebenen Umfang.
1. VERANTWORTLICHER
Die Angaben zu dem Unternehmen, das den Dienst Loomigrate betreibt (Name, Sitz, Steuernummer NIP), werden nach Abschluss der Eintragung der Gesellschaft mitgeteilt. Kontakt in Datenschutzangelegenheiten: info@loomigrate.com.
2. UMFANG UND ZWECK DER VERARBEITUNG
Loomigrate ist ein Tool zur Migration von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Dateien zwischen Systemen (Google Workspace, Microsoft 365, IMAP/POP3/CalDAV/CardDAV-Server, Dropbox, Box, PST-Archive). Wir verarbeiten zwei Kategorien von Daten:
a) Konto- und Abrechnungsdaten des Kunden — E-Mail-Adresse und Daten der Personen, die das Konto verwalten, Name der Organisation, Rechnungsdaten, Verlauf der Migrationsprojekte (Status, Anzahl der übertragenen Elemente, Fehlermeldungen). Wir speichern sie für die Dauer des Vertrags.
b) Inhalt der migrierten Daten (Nachrichten, Termine, Kontakte, Dateien) — dies sind Daten der Mitarbeiter oder Kunden unseres Kunden. Insoweit ist Loomigrate ausschließlich Auftragsverarbeiter und handelt im Auftrag des Kunden, der Verantwortlicher für diese Daten bleibt.
3. WIE DER INHALT DER MIGRIERTEN DATEN VERARBEITET WIRD
Standardmäßig übertragen wir die Daten "on the fly", ohne dauerhafte Speicherung von Inhalten auf unseren Servern:
- E-Mail (IMAP, Gmail API, Microsoft Graph): Der Dienst verbindet sich gleichzeitig mit dem Quell- und dem Zielpostfach und leitet die Nachrichten direkt zwischen ihnen weiter.
- Kalender und Kontakte über die nativen APIs von Google und Microsoft: Ein einzelnes Element wird in den Arbeitsspeicher geladen, umgewandelt und sofort auf der Zielseite gespeichert.
- Dateien (Google Drive, OneDrive, SharePoint, geteilte Ablagen, Dropbox, Box): Der Inhalt einer einzelnen Datei befindet sich für die Dauer der Übertragung kurzzeitig im Arbeitsspeicher und wird unmittelbar nach deren Abschluss freigegeben.
Ausnahmen, in denen eine Speicherung auf der Festplatte technisch erforderlich ist:
- Import von PST-Archiven: Die hochgeladene .pst-Datei wird auf dem Arbeitsserver bis zur Löschung des Kontos oder Projekts, zu dem sie gehört, gespeichert, was einen erneuten Import ohne erneutes Hochladen ermöglicht. Eine entpackte Kopie der Nachrichten entsteht nur für die Dauer des Imports und wird nach jedem Durchlauf gelöscht, unabhängig von dessen Ergebnis.
- Synchronisierung von Kalendern und Kontakten über CalDAV/CardDAV: Das Synchronisierungstool nutzt ein lokales Arbeitsverzeichnis; darin wird der Synchronisierungsstatus gespeichert, der für das spätere Nachholen von Änderungen erforderlich ist.
Um die Wiederaufnahme unterbrochener Migrationen und erneute Synchronisierungen zu ermöglichen, speichern wir den technischen Migrationsstatus (z. B. Kennungen bereits übertragener Elemente) — ohne den Inhalt von Nachrichten und Dateien. Diesen Status löschen wir zusammen mit dem Konto oder Projekt.
In der Datenbank gespeicherte Zugangsdaten (Passwörter, OAuth-Tokens, Schlüssel von Dienstkonten und Anwendungen) werden im Ruhezustand mit einem separaten Schlüssel verschlüsselt. Für die Dauer eines einzelnen Auftrags können sie vorübergehend an den Migrationsprozess übergeben werden.
Im Cloud-Modus gehen die Verbindungen zu den Servern des Kunden von der festen IP-Adresse 85.89.161.251 aus. Im Agent-Modus (On-Premise) läuft die Migration vollständig im Netzwerk des Kunden, und der Inhalt der Daten gelangt nicht auf die Server von Loomigrate.
4. SPEICHERFRISTEN
Kontodaten, Projektverlauf und Migrationsprotokolle: für die Dauer des Vertrags und anschließend für den nach den abrechnungsrechtlichen Vorschriften erforderlichen Zeitraum sowie zur Bearbeitung etwaiger Reklamationen — der konkrete Zeitraum wird nach Rücksprache mit der Buchhaltung angegeben.
Inhalt der migrierten Daten: wird nicht dauerhaft gespeichert, mit Ausnahme der in Punkt 3 beschriebenen Ausnahmen (hochgeladene PST-Dateien und Synchronisierungsstatus — bis zur Löschung des Kontos oder Projekts).
5. EMPFÄNGER DER DATEN
Loomigrate verbindet sich direkt mit den vom Kunden angegebenen Quell- und Zielsystemen (u. a. Google, Microsoft, Dropbox, Box sowie den Mailservern des Kunden), ausschließlich in dem Umfang und für die Dauer, die zur Durchführung der beauftragten Migration erforderlich sind, auf Grundlage der vom Kunden übermittelten Zugangsdaten. Zahlungen werden vom Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Die Liste der übrigen Auftragsverarbeiter (z. B. Infrastrukturanbieter) wird ergänzt.
6. AUFTRAGSVERARBEITUNGSVERTRAG (AVV)
Kunden, die Daten ihrer Mitarbeiter oder Nutzer migrieren, schließen mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab. Für dessen Abschluss wenden Sie sich bitte an: info@loomigrate.com.
7. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN
Betroffenen Personen stehen die Rechte nach der DSGVO zu, darunter das Recht auf Auskunft über die Daten, auf deren Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie auf Beschwerde beim Präsidenten des polnischen Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (UODO). In Angelegenheiten der im Auftrag des Kunden migrierten Daten wenden Sie sich bitte in erster Linie an diesen Kunden als Verantwortlichen.
8. COOKIES UND WEBSITE-STATISTIKEN
Die Website loomigrate.com und das Anwendungspanel (app.loomigrate.com) verwenden Google Analytics 4 (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) ausschließlich nach Erteilung der Einwilligung im Cookie-Banner (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Vor der Einwilligung wird das Google-Analytics-Skript nicht geladen und es werden keine Analyse-Cookies gespeichert. Wir verwenden keine Werbe-Cookies und keine Personalisierung von Anzeigen.
Nach der Einwilligung werden Besuchsdaten erhoben: eine pseudonyme Browserkennung (Cookies _ga), die besuchten Seiten (ohne Adressparameter), Klicks auf Kontaktlinks und Links zum Panel, Geräte- und Browsertyp sowie der ungefähre Standort (Land, Stadt). Im Panel erfassen wir zusätzlich Aktionen: Registrierung und Anmeldung, Anlegen eines Projekts (Quell- und Zielsystem, Module), Hinzufügen von Konten (Anzahl), Verbindungstests (Ergebnis), Start von Migrationen (Anzahl der Aufträge, Kosten in Credits), Kauf von Credits (Betrag, Währung, umsatzsteuerliche Behandlung, Land und Kundentyp) sowie Fehler (welche Aktion fehlgeschlagen ist). An Google senden wir keine E-Mail-Adressen, Namen, Logins, Projekt- oder Dateinamen und keinerlei Inhalte der migrierten Daten. Google Analytics 4 speichert keine IP-Adressen. Statistische Daten werden höchstens 14 Monate aufbewahrt. Google kann Daten in den Vereinigten Staaten auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework verarbeiten.
Eine auf der Website erteilte Einwilligung gilt auch im Panel und umgekehrt. Sie kann jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile der Website oder in den Kontoeinstellungen des Panels widerrufen werden; dabei werden die Google-Analytics-Cookies gelöscht. Die Wahl (Einwilligung oder Ablehnung) wird im Cookie loomigrate_consent der Domain loomigrate.com und im Browserspeicher (localStorage) gespeichert. Darüber hinaus speichert das Panel im Browser nur Einstellungen (Sprache, Design) und Daten der Anmeldesitzung.