Polityka prywatności Loomigrate
Wersja robocza. Dokument opisuje faktyczny sposób działania usługi. Dane podmiotu i część klauzul prawnych zostaną uzupełnione po rejestracji spółki i przeglądzie prawnym — do tego czasu obowiązuje w zakresie opisanym poniżej.
1. ADMINISTRATOR DANYCH
Dane podmiotu prowadzącego usługę Loomigrate (nazwa, siedziba, NIP) zostaną podane po zakończeniu rejestracji spółki. Kontakt w sprawach ochrony danych: info@loomigrate.com.
2. ZAKRES I CEL PRZETWARZANIA
Loomigrate to narzędzie do migracji poczty, kalendarzy, kontaktów i plików pomiędzy systemami (Google Workspace, Microsoft 365, serwery IMAP/POP3/CalDAV/CardDAV, Dropbox, Box, archiwa PST). Przetwarzamy dwie kategorie danych:
a) Dane konta i rozliczeniowe klienta — adres e-mail i dane osób zarządzających kontem, nazwa organizacji, dane do faktury, historia projektów migracyjnych (statusy, liczby przeniesionych elementów, komunikaty błędów). Przechowujemy je przez czas trwania umowy.
b) Treść migrowanych danych (wiadomości, wydarzenia, kontakty, pliki) — to dane pracowników lub klientów naszego klienta. W tym zakresie Loomigrate jest wyłącznie podmiotem przetwarzającym, działającym na zlecenie klienta, który pozostaje administratorem tych danych.
3. JAK PRZETWARZANA JEST TREŚĆ MIGROWANYCH DANYCH
Domyślnie dane przenosimy "w locie", bez trwałego zapisu treści na naszych serwerach:
- Poczta (IMAP, Gmail API, Microsoft Graph): usługa łączy się jednocześnie ze skrzynką źródłową i docelową i przekazuje wiadomości bezpośrednio między nimi.
- Kalendarze i kontakty przez natywne API Google i Microsoft: pojedynczy element jest pobierany do pamięci, przekształcany i od razu zapisywany po stronie docelowej.
- Pliki (Google Drive, OneDrive, SharePoint, Dyski współdzielone, Dropbox, Box): zawartość pojedynczego pliku jest przez chwilę w pamięci operacyjnej na czas przesłania i jest zwalniana zaraz po jego zakończeniu.
Wyjątki, w których zapis na dysku jest technicznie konieczny:
- Import archiwów PST: wgrany plik .pst jest przechowywany na serwerze roboczym do czasu usunięcia konta lub projektu, do którego należy, co pozwala na ponowny import bez ponownego wgrywania. Rozpakowana kopia wiadomości powstaje tylko na czas importu i jest usuwana po każdym przebiegu, niezależnie od jego wyniku.
- Synchronizacja kalendarzy i kontaktów przez CalDAV/CardDAV: narzędzie synchronizacyjne korzysta z lokalnego katalogu roboczego; zapisywany jest w nim stan synchronizacji potrzebny do późniejszego doganiania zmian.
Aby umożliwić wznawianie przerwanych migracji i ponowne synchronizacje, przechowujemy techniczny stan migracji (np. identyfikatory już przeniesionych elementów) — bez treści wiadomości i plików. Stan ten usuwamy razem z kontem lub projektem.
Poświadczenia dostępowe (hasła, tokeny OAuth, klucze kont serwisowych i aplikacji) zapisywane w bazie danych są szyfrowane w spoczynku osobnym kluczem. Na czas pojedynczego zadania mogą być chwilowo przekazywane procesowi migracji.
W trybie chmurowym połączenia z serwerami klienta wychodzą ze stałego adresu IP 85.89.161.251. W trybie agent (on-premise) migracja działa w całości w sieci klienta, a treść danych nie trafia na serwery Loomigrate.
4. OKRESY PRZECHOWYWANIA
Dane konta, historia projektów i logi migracji: przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami rozliczeniowymi i do obsługi ewentualnych reklamacji — konkretny okres zostanie wskazany po konsultacji z księgowością.
Treść migrowanych danych: nie jest przechowywana trwale, poza wyjątkami opisanymi w punkcie 3 (wgrane pliki PST i stan synchronizacji — do usunięcia konta lub projektu).
5. ODBIORCY DANYCH
Loomigrate łączy się bezpośrednio z systemami źródłowymi i docelowymi wskazanymi przez klienta (m.in. Google, Microsoft, Dropbox, Box oraz serwery pocztowe klienta) wyłącznie w zakresie i przez czas niezbędny do wykonania zleconej migracji, na podstawie poświadczeń przekazanych przez klienta. Płatności obsługuje operator Stripe. Lista pozostałych podmiotów przetwarzających (np. dostawcy infrastruktury) zostanie uzupełniona.
6. UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH (DPA)
Klienci migrujący dane swoich pracowników lub użytkowników zawierają z nami umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. W sprawie jej zawarcia prosimy o kontakt: info@loomigrate.com.
7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w tym prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W sprawie danych migrowanych na zlecenie klienta prosimy kontaktować się w pierwszej kolejności z tym klientem jako administratorem danych.
8. PLIKI COOKIE I STATYSTYKI STRONY
Strona loomigrate.com i panel aplikacji (app.loomigrate.com) korzystają z Google Analytics 4 (dostawca: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przed zgodą skrypt Google Analytics nie jest ładowany i nie są zapisywane żadne pliki cookie analityczne. Nie używamy plików cookie reklamowych ani personalizacji reklam.
Po wyrażeniu zgody zbierane są dane o odwiedzinach: pseudonimowy identyfikator przeglądarki (pliki cookie _ga), odwiedzone podstrony (bez parametrów adresu), kliknięcia w linki kontaktowe i do panelu, typ urządzenia i przeglądarki oraz przybliżona lokalizacja (kraj, miasto). W panelu rejestrujemy dodatkowo czynności: rejestrację i logowanie, utworzenie projektu (systemy źródłowy i docelowy, moduły), dodanie kont (liczba), testy połączeń (wynik), uruchomienie migracji (liczba zadań, koszt w kredytach), zakup kredytów (kwota, waluta, rodzaj VAT, kraj i typ klienta) oraz błędy (która czynność się nie powiodła). Nie wysyłamy do Google adresów e-mail, imion i nazwisk, loginów, nazw projektów ani plików, ani żadnej treści migrowanych danych. Google Analytics 4 nie zapisuje adresów IP. Dane statystyczne przechowujemy maksymalnie 14 miesięcy. Google może przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych na podstawie EU-US Data Privacy Framework.
Zgoda wyrażona na stronie obowiązuje też w panelu i odwrotnie. Można ją w każdej chwili wycofać linkiem „Ustawienia plików cookie” w stopce strony albo w ustawieniach konta w panelu; usuwa to pliki cookie Google Analytics. Wybór (zgoda lub odmowa) jest zapamiętywany w pliku cookie loomigrate_consent w domenie loomigrate.com i w pamięci przeglądarki (localStorage). Poza tym panel zapisuje w pamięci przeglądarki tylko ustawienia (język, motyw) i dane sesji logowania.